Wat is tekenbevoegdheid en waarom kan de KvK een machtiging weigeren?
De meest voorkomende reden waarom een KvK-legalisatie wordt geweigerd: de persoon die de machtiging ondertekende, is volgens het Handelsregister niet tekenbevoegd. Zo voorkomt u dat.
Wat is tekenbevoegdheid?
Tekenbevoegd is degene die volgens het Handelsregister het bedrijf rechtsgeldig mag vertegenwoordigen: meestal de bestuurder (directeur) of een gevolmachtigde met geregistreerde volmacht. Alleen deze persoon kan een machtiging ondertekenen die de KvK legaliseert.
Zo controleert u het vooraf
- Vraag een (gratis) uittreksel van het bedrijf op bij het Handelsregister of vraag uw werkgever wie tekenbevoegd is
- Controleer of de ondertekenaar zelfstandig bevoegd is; bij gezamenlijke bevoegdheid moeten meerdere personen tekenen
- Let op beperkingen: sommige gevolmachtigden mogen alleen tot een bepaald bedrag of voor bepaalde handelingen tekenen
Veelgemaakte fouten
Een wagenparkbeheerder, HR-medewerker of vestigingsmanager is meestal niet tekenbevoegd. Laat de machtiging ondertekenen door de statutair bestuurder of een geregistreerde gevolmachtigde. De handtekening moet bovendien overeenkomen met de handtekening die bij de KvK bekend is.
Veelgestelde vragen
Wie mag de machtiging (volmacht) ondertekenen?
Alleen iemand die volgens het Handelsregister tekenbevoegd is voor het bedrijf: de bestuurder of een geregistreerde gevolmachtigde.
Mag de wagenparkbeheerder tekenen?
Meestal niet — tenzij deze persoon als gevolmachtigde in het Handelsregister staat. Laat bij twijfel de statutair bestuurder tekenen.
Wat gebeurt er als de ondertekenaar niet tekenbevoegd blijkt?
De KvK weigert de legalisatie. De machtiging moet dan opnieuw worden ondertekend door een wel-tekenbevoegde. Wij melden dit direct zodra wij het horen.